CORONA VIRUS: PROCEDURE OPERATIVE

Spunti per le aziende per affrontare l’emergenza

Nell’attuale situazione causata dal Coronavirus, è importante che ogni agente economico adotti le misure adeguate e necessarie a contenere l’espansione del contagio. In particolare gli imprenditori devono adottare da un lato procedure che consentano di tutelare il diritto costituzionale alla salute e dall’altro cercare, secondo protocolli di risk management, di garantire la continuità aziendale, continuità che è naturalmente condizionata dalla situazione di emergenza che stiamo vivendo. L’esperienza cinese dimostra che l’emergenza sarà sicuramente superata, pertanto ad oggi è fondamentale mantenere la vitalità, seppur al minimo, delle business units. Alla luce di ciò abbiamo riassunto alcune procedure interne ed esterne che hanno come fine ultimo il raggiungimento dei due obiettivi sopra indicati.

La definizione di un responsabile

È indispensabile che sia identificato un responsabile a cui fare riferimento, che si occupi del coordinamento delle procedure così da garantire la miglior risposta alla situazione in evoluzione. Le imprese di medie dimensioni è opportuno che si dotino di un Comitato di Crisi apposito. Una delle principali criticità che ci si trova ad affrontare in questo momento è la mancanza di coordinamento delle decisioni a livello aziendale. Il responsabile, ovvero il Comitato, avrà quindi il compito e la responsabilità di fare in modo che le decisioni prese siano tempestivamente applicate.

Procedure operative interne: le circolari e le riunioni

Si riferiscono a quelle che coinvolgono i rapporti tra i soggetti interni all’azienda. Si ritiene necessaria innanzitutto una chiara circolare interna che formalizzi le procedure da seguire e che sia conosciuta e compresa da tutti gli operatori. In particolare saranno da definire le norme igienico sanitarie da utilizzare all’interno dell’azienda ed all’esterno. Su tale ambito la nostra posizione è stata quella di assumere un atteggiamento più restrittivo rispetto alla normativa (mascherine, igienizzanti, guanti, occhiali).
Inoltre le riunioni interne devono essere veloci e focalizzate: solo telefonicamente o tramite skype, rispettando le norme sanitarie indicate nella circolare, con un massimo di 4 persone e per una durata limitata.
Da non dimenticare lo smartworking, un’altra soluzione ottimale per ridurre il contatto tra le persone.

Il lavoro da remoto: lo smartworking

Lo smartworking si fonda sulla delega responsabile, sull’auto-responsabilità, richiedendo ai lavoratori un impegno personale a rispettare gli accordi presi, nonostante non vi sia la supervisione diretta, affinché l’attività da remoto sia implementata nella maniera più efficiente ed efficace possibile.
Per le aziende che devono implementarlo in questo momento, il decreto pubblicato in Gazzetta Ufficiale l’8 marzo 2020 prevede una procedura agevolata, che fornisce flessibilità alle aziende all’interno delle zone rosse i cui lavoratori potranno lavorare da casa senza che vi sia già un accordo formale scritto che disciplini i modi di utilizzo dei devices (questo è valido per tutta la durata della fase di emergenza, fino al 31 luglio); rimangono comunque obbligatori la comunicazione dell’attività di smartworking entro 5 giorni dall’inizio del lavoro da remoto tramite il portale Cliclavoro, e la trasmissione dell’informativa sulla sicurezza che il datore di lavoro deve mandare al dipendente, in via telematica, utilizzando il modulo messo a disposizione dall’Inail. In particolare è necessario:

  • Fornire ai lavoratori tutto il supporto che permetta di creare unit informatiche remote. Queste possono essere composte da:
    • devices aziendali, di proprietà dell’impresa e forniti ai lavoratori con all’interno l’ambiente lavorativo informatico che troverebbero normalmente in ufficio;
    • devices dei singoli lavoratori che vengono resi operativi creando connessioni da remoto al server; in questo caso è importante controllare il numero di utenti che la rete supporta e formalizzare le procedure per l’accesso così da garantire la lavorabilità.
  • Assicurare il supporto tecnico per risolvere qualsiasi problema che si presenti con le connessioni o con i devices per non ridurre l’operatività e l’efficienza aziendale.
  • Che il responsabile crei un programma di lavoro, condivisibile da tutti, dove si indicano le finestre temporali e l’attività da svolgere per favorire il coordinamento tra i lavoratori.
  • Organizzare l’attività assicurando la comunicazione tra i membri dei team, creando apposite chat e favorendo la ricezione di chiamate creando un sistema di segreteria, o assicurando la presenza di una persona addetta in ufficio.
  • Stabilire riunioni giornaliere per fare il punto della situazione e assicurarsi che ognuno stia rispettando i programmi di lavoro.
  • Nel caso si renda necessario presentarsi in azienda per reperire del materiale, si consiglia la definizione, insieme al responsabile, di diverse finestre temporali entro le quali un numero limitato di persone può accedere.

In questo modo, si possono ridurre al minimo i contatti e il sovraffollamento che altrimenti renderebbero nulli i benefici dello smart working.

Procedure operative esterne

Si riferiscono ai contatti con clienti, fornitori e soggetti terzi. Il principio che dovrebbe regolare questa fase critica è quello di creare una catena di collaborazioni tra clienti e fornitori. Chiudersi in una logica che non fosse quella della collaborazione attiva della catena clienti – fornitori sarebbe deleterio. In particolare:

  • Evitare qualsiasi contatto con soggetti esterni all’azienda, chiudendo il luogo di lavoro e rendendolo accessibile solo ai soggetti autorizzati, restando disponibili a chiamate e videochiamate.
  • Le riunioni devono essere effettuate tramite un sistema di videoconferenze, telefoniche o skype call, coinvolgendo i partecipanti e potando il contenuto delle riunioni.
  • Creare un protocollo di comunicazione con clienti e fornitori per definire le regole di gestione “insieme” dell’emergenza.
  • Essendo il coronavirus trasmissibile anche sui documenti, sarebbe opportuna la trasmissione degli stessi in formato digitale, evitando il sistema cartaceo postale. In caso contrario vanno sanificati. Gli originali potranno essere reperiti al termine di questa situazione di isolamento.

L’approccio che stiamo mettendo nell’affrontare questa emergenza è quello di scoprire ed identificare procedure che anche un domani, superata la fase critica, potranno essere patrimonio dell’impresa.

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